Extraído de:http://www.youtube.com/watch?v=kdPOjLpFaes
¿QUÉ ES UN INVENTARIO?
En toda empresa se requiere llevar un control de los materiales y productos de la empresa, de tal forma que podamos saber en cualquier parte del proceso administrativo qué insumos requerimos para seguir con la producción y alcanzar los objetivos de la organización.
Un inventario o un stock evitarán que se detenga el proceso de producción por la falta de algún material, o que se estén elaborando más productos de los que el mercado requiere.
Un control adecuado de nuestros inventarios ahorrará costos por el simple hecho de evitar tener mercancías o material inmovilizado durante mucho tiempo, generando impuestos, pagando seguros, depreciación, robo o pérdidas.
Además nos ahorraremos gastos excesivos, ya sea por solicitar o enviar un pedido, por ejemplo, pagando el traslado de alguna materia prima que probablemente no se necesite.
Otro caso que puede presentarse es que un cliente nos solicite una cantidad determinada de nuestro producto y que –por no llevar un registro adecuado de nuestras existencias- no esté disponible, esto nos traerá como consecuencia, no solo pérdidas para la empresa, sino se creará una mala imagen de la misma ante sus clientes.
Tomando en cuenta los puntos abordados, se puede decir que un INVENTARIO:
Otro caso que puede presentarse es que un cliente nos solicite una cantidad determinada de nuestro producto y que –por no llevar un registro adecuado de nuestras existencias- no esté disponible, esto nos traerá como consecuencia, no solo pérdidas para la empresa, sino se creará una mala imagen de la misma ante sus clientes.
Tomando en cuenta los puntos abordados, se puede decir que un INVENTARIO:
- “Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante” (http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/43/inventario.htm).
- “Son Activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; en proceso de producción de cara a tal venta, o en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en el suministro de servicios”. (http://www.activepartner.es/Glosario-de-terminos/?GLOSARIO=i#P652).
- “Muestra las existencias acumuladas por productores y distribuidores e indica la presión que hay de la demanda y de las ventas potenciales. Un aumento en los inventarios deja clara la necesidad de disminuir la producción mientras éstos se acomodan de nuevo. Dicha cifra puede ser obtenida para un sector específico o para la economía en general”.(http://www.activepartner.es/Glosario-de-terminos/?GLOSARIO=i#P652) .
En conclusión, consideramos que un inventario es la representación de los activos que tiene una organización y que son sujetos de comercialización. Éstos, variarán en función de la oferta y demanda del mercado.
TIPOS DE INVENTARIOS
Una vez que ya quedó definido qué es un inventario, debemos saber que existen varios tipos, dependiendo de las existencias en el almacén, tipo de mercancías, la periodicidad con la que se realice, que puede ser al inicio o cierre del ejercicio, entre otros.
Aquí algunos tipos de inventarios.
- Inicial. Es con el que se comienza operaciones.
- Final. Es el que realiza el comerciante al cierre del ejercicio.
- Disponible. Aquel que está disponible para la producción o venta.
- En Línea. El que espera ser procesado en la línea de producción.
- Perpetuo. Se realiza en forma continua y de acuerdo a las existencias que se tengan en el almacén, a través de un registro detallado.
- Mínimo. Cuando la empresa no tiene mercancías en existencia y solo produce lo que le piden, aunque en la práctica diaria es difícil que una empresa pueda funcionar de esta forma, ya que los clientes requieren que el producto o servicio sea proporcionado de inmediato.
- Intermitente: Se realiza en varias ocasiones a lo largo del año.
- De seguridad. Utilizado para evitar interrupciones o demoras en la entrega del producto o en caso de que la demanda incremente.
- De productos terminados. Representa los proyectos terminados, que no han sido vendidos y que están en la bodega.
- De productos en proceso. Aquellos productos que aun no están terminados.
- De materiales y suministros. Incluye todas loas materiales de consumo, reparación y mantenimiento, así como materias primas.
- De materia prima. Es el que incluye productos y/ o materiales que tienen que ser sometidos a un proceso para obtener un producto final.
- Mixto. Aunque que contempla alguna clase de mercancías, cuyas partidas no se identifican con un lote en particular.
- En Tránsito. Aquel que está en camino y se usan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y clientes.
EL USO DE CÓDIGO DE BARRAS
Los códigos de barras son un conjunto de líneas de barras verticales, de diferentes espacios y grosores.
El código de barras contiene información de determinado artículo: sus características, precio, línea, entre otros detalles. Así, es como se realizan los inventarios y poder tener un mejor control de stock de mercancías.
La correspondencia entre el código y la información se le llama “simbología”, y se clasifica en 4, pero la que se utiliza en las sucursales es Simbología discreta, los caracteres empiezan y finalizan con barras. El espacio entre los mismos no cuenta, por su estrechez.
¿Cómo funciona un código de barras?
La información es almacenada en un sistema binario en forma de ceros y unos. En el CEDIS se utilizan los lectores de códigos de barras (Datalogic), se configura cada una de las sucursales y cada vez que se van a surtir los pedidos, se escanea cada producto que sale, lo descuenta del stock y automáticamente lo carga al sistema, se genera un intercambio de mercancía y la sucursal le da entrada a la misma.
Con los códigos de barras, el Centro de Cistribución controla qué cantidad de mercancía existe, ya que con eso se puede verificar las entradas y las salidas, asi como el dia y la hora, y también que producto o líneas son las que mas se mueven.
Los códigos de barras son fáciles de reconocer, ya que se encuentran en la parte posterior de cada uno de los envases (litros, galones, cubetas, etc.) de pintura.
Ventajas de usar un sistema de código de barras
Se tiene un rápido control de stock.
El código de barras permite realizar un estudio de la cantidad de ventas logradas.
Se obtiene una relación de todos los artículos en la factura de compra que permite su comprobación y posible reclamo cuando sea necesario.
MOVIMIENTOS DE STOCK
Imagen extraída de: http://www.idtrack.org/noticias_sector/
Este proceso permite que cada sucursal pueda procesar transacciones de tiendas que son puramente movimientos de mercancías, es decir, que no impliquen operaciones financieras, mediante el sistema (SIRE). Esto es válido para el stock de la tienda.
Además de las ventas reales, el sistema de venta realiza otras transacciones que sólo implican movimientos de mercancías, es decir, que sólo afectan a la gestión de stocks y no a la gestión financiera. Estos movimientos de mercancías deben introducirse en el sistema de gestión de stocks.
Sería la toma de material de un artículo para su propio consumo (por ejemplo material de limpieza para limpiar la tienda) o para un tratamiento posterior. El autoconsumo se contabiliza en un centro de coste o en una cuenta de mercancías.
· Ruptura / deterioro / merma
Esto podría afectar a mercancías que se han deteriorado o roto en algún punto de la cadena logística.
· Robo
· Traslado
Un traslado es el movimiento de mercancías entre centros (sucursales)
Pasos del proceso:
1. Los movimientos de mercancías se introducen en el sistema. Los datos necesarios incluyen la identificación del artículo, código del artículo, la cantidad, el centro de coste a deber o el centro receptor.
2. Los datos se ponen a disposición de la interfase - entrada en el sistema central.
3. El Sistema busca los valores y cuentas relevantes para las contabilizaciones de stock y, a continuación, realiza las contabilizaciones.
4. Posteriormente el centro receptor puede visualizar el intercambio de mercancía, para que su almacén sea afectado debe de recepcionar el intercambio y al mismo tiempo imprimir “el vale” y así automáticamente esa mercancía ya se encuentra en el stock de su tienda.
El tratamiento en la central se desencadena automáticamente. El status de tratamiento puede visualizarse en cualquier momento mediante el control del sistema.
Observaciones:
· Para obtener información sobre los movimientos de stock especiales, se consulta la información de Entradas y Salidas en el sistema.
· La tienda debe configurarse para el proceso de recepción (“código” y nombre).
EJEMPLO DE STOCK EN UNA TIENDA DE PINTURAS DE PUEBLA
Imagen extraída de:http://pagina.jccm.es/medioambiente/rvca/covs.htm
En la tienda, de la cual omitiremos el nombre para proteger a la empresa de cualquier riesgo de seguridad, se manejan pedidos para asegurar el stock máximo de los productos con mayor demanda, por ejemplo: las pinturas vinílicas blancas se tiene un máximo de 20 cubetas y un mínimo de 10, dependiendo la zona, la demanda del producto y la temporada.
En cuanto los de menor demanda, que son las bases (con las que se preparan los colores), se maneja un stock máximo de 5, en algunas sucursales ninguna, esto también depende de la zona y la temporada.
Cuando se realiza el inventario mensual o cuando el material lleve más de 1 mes sin movimiento, se hace un análisis de cuándo fue la última vez que tuvo movimiento ese artículo, y se maneja de 2 maneras, 1) se regresa al CEDIS (Centro de Distribución) o se manda a otra sucursal que si lo mueva, o 2) se hace una promoción dependiendo de la temporada y la.
Hay 2 tipo de pedidos que se realiza, uno es el que se hace normalmente el de las ventas diarias y otro que se llama “urgencia” que por lo regular son los productos que no tienen en existencia y algún cliente se los pide en ese momento, entonces se realiza enviando por fax a la bodega (formato de lista de producto).
Además se cuenta con un proceso de inventario que se le llama BDI (Balance de Inventario) en donde aparase en forma de lista todos los artículos, desde los “A” (son los que más se mueven) hasta los “D” (los de menor rotación), menciona cuantos son recomendables tener en la tienda de cada uno de acuerdo al movimiento que se ha registrado, cuantos tiene actualmente y cuantos le faltan para completar.
FORMATO BDI
En temporada alta (Octubre a Diciembre) el BDI de las tiendas se revisa (uno o 2 meses antes de que inicie la temporada alta), para que se aumente debido a los movimientos que se registraron un año anterior, y de acuerdo al objetivo que se proyecto en esos meses, y así satisfacer las demandas y necesidades de los clientes.
El pedido de temporada alta se realiza a mas tardar con un mes de anticipación, ya que la planta así lo requiere y la logística sea la correcta y sin desviaciones. Todo el material que se solicita de las tiendas, se concentra en el CEDIS y así ir solicitando el material de acuerdo a la misma demanda; esto es para que en las tienda no se vea afectado su BDI y al mismo tiempo se tenga una buena imagen y poder ofrecer un excelente servicio a los clientes.
El CEDIS cuenta con 7 millones y toda la Plaza (CEDIS y Sucursales) con 30 millones aproximadamente de mercancía Stock en temporada normal. Semanalmente llegan de 3 a 4 pedidos con 26 toneladas cada uno (mil 100 cubetas aproximadamente) en temporada normal y a finales de Septiembre más de 60 tráileres por mes. P ara la ubicación de los productos en la bodega se cuentan con handhelds en donde se localizan los artículos con los siguientes datos: código de producto, numero de tarima o piso, descripción y tamaño.
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